Niniejszy przewodnik zawiera ogólne informacje w zakresie podstawowych wymogów prawnych związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej na Ukrainie, których spełnienie niezbędne jest dla rozpoczęcia prowadzenia takiej działalności. Główną formą prowadzenia działalności gospodarczej jest spółka z ograniczoną odpowiedzialnością. Inną prawną formą wykorzystywaną często w celu rozpoczęcia lub promowania działalności gospodarczej są przedstawicielstwa. Szersze omówienie poniżej.
Możliwe jest ponadto prowadzenie działalności w formie spółki akcyjnej, jednakże wiąże się z tym bardziej skomplikowana procedura przy zawiązywaniu takiej spółki, a później obowiązek sprawozdawczości przy jej prowadzeniu. Natomiast jeśli chodzi o prowadzenie działalności w formie jednoosobowej działalności gospodarczej, to taka przeznaczona jest dla małych przedsiębiorstw i może być założona jedynie przez rezydentów Ukrainy.

1. Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością:
Spółki z ograniczoną odpowiedzialnością są najbardziej rozpowszechnioną formą spółek handlowych na Ukrainie. Mogą być założone przez jedną albo więcej osób, z tym że spółka z o.o. nie może być zawiązana wyłącznie przez inną jednoosobową spółkę. Odpowiedzialność wspólników ograniczona jest posiadanych przez nich udziałów w spółce.
 
Wymogi kapitałowe
Brak wymogu co do minimalnej wysokości kapitału zakładowego sp. z o.o. Niemniej jednak, podejmując decyzję w przedmiocie wysokości kapitału zakładowego zakładanej spółki, należy wziąć pod uwagę kwestię początkowego finansowania przedsiębiorstwa (aż do chwili rozpoczęcia generowania przez nie zysku).
Kapitał zakładowy w wysokości 300, 000 UAH uprawnia do ubiegania się o rejestrację podatnika VAT. Kwestia ta omówiona została poniżej.
 
Zakładanie spółki:
Procedura rejestracji obejmuje złożenie wniosku do organu rejestracyjnego (State registrar) oraz rejestrację w urzędzie podatkowym i zakładzie ubezpieczeń społecznych. Zazwyczaj procedura zajmuje około 2-3 tygodni od chwili złożenia wszystkich niezbędnych dokumentów.
Wymagania dotyczące rejestracji:

• posiadanie siedziby na Ukrainie,
• powołanie dyrektora spółki (minimum w zakresie organu zarządzającego spółką).

Brak wymagań związanych z obywatelstwem, natomiast cudzoziemcy zobowiązani są do uzyskania zezwolenia na pracę, co może nastąpić dopiero po zarejestrowaniu spółki. W związku z powyższym, zasadnym jest powoływanie na początkowym etapie rejestracji spółki dyrektora będącego obywatelem Ukrainy.
Dokumenty niezbędne do założenia spółki:

• Uchwała wspólników o zawiązaniu spółki (zazwyczaj w formie protokołu z posiedzenia),
• Dokumenty potwierdzające tożsamość wspólników (wyciągi z rejestrów handlowych, inne dokumenty pozwalające na identyfikację właścicieli udziałów),
• Wniosek o zarejestrowanie spółki.

Na podstawie decyzji wspólników zatwierdzona zostaje umowa spółki. W tym przypadku oryginał umowy w formie aktu notarialnego składany jest do organu rejestracyjnego. W przeciwnym razie, wspólnicy mogą zdecydować o wykorzystaniu modelowej umowy spółki, takie oświadczenie zawarte musi być w uchwale o zawiązaniu spółki.
Bezpośrednie koszty związane z rejestracją obciążające wnioskodawcę zależne są od ilości dokumentów, które wymagają tłumaczenia i notarialnego poświadczenia. Natomiast koszty samego zarejestrowania spółki wynoszą 170UAH.
 
Obowiązek sprawozdawczości:
Spółki z ograniczoną odpowiedzialnością zobowiązane są do składania miesięcznych, kwartalnych i rocznych deklaracji podatkowych, zeznań z tytułu opłacania składek na ubezpieczenie społeczne, oraz kwartalnych i rocznych sprawozdań finansowych, ponadto mają obowiązek corocznego potwierdzania danych wpisanych do rejestru.
 
Finansowanie działalności:
Z wyjątkiem dochodów otrzymywanych z tytułu świadczonych usług czy dostaw, działalność spółki z o.o. (LLC) może być finansowana w drodze pożyczki udzielonej przez spółkę matkę (istnieje tu wymóg uzyskania indywidualnego pozwolenia z Narodowego Banku Ukrainy) lub w drodze dopłat na kapitał zakładowy (wymaga to zmiany umowy spółki i następnie rejestracji tej zmiany).

2. Przedstawicielstwa
Przedstawicielstwo nie posiada osobowości prawnej, nie jest odrębnym podmiotem prawnym, zatem to spółka (w znaczeniu siedziby głównej) ponosi odpowiedzialność za pokrywanie kosztów działalności oraz zobowiązań przedstawicielstwa względem jego wierzycieli i władz państwowych Ukrainy.
Przedstawicielstwa w Ukrainie występują w dwóch formach – przedstawicielstw niekomercyjnych (prowadzonych nie w celu zarobkowym) oraz przedstawicielstw handlowych – prowadzonych w celu zarobkowym. Klasyfikacja ma istotne znaczenie ze względu na określone korzyści podatkowe. Tylko przedstawicielstwa handlowe mają prawo do prowadzenia działalności gospodarczej w celu uzyskania zysku. Przedstawicielstwa niekomercyjne reprezentują co prawda spółkę (w znaczeniu jej siedziby głównej), ale nie mogą prowadzić zarobkowej działalności gospodarczej (typu sprzedaż towarów, świadczenie usług, marketing, itp.).
Założenie przedstawicielstwa
Przedstawicielstwa rejestrowane są w Ministerstwie Gospodarki. Termin rozpatrzenia dokumentów wynosi 60 dni od chwili wniesienia opłaty z tytułu rejestracji. Następnie, w celu rozpoczęcia działalności gospodarczej oraz uzyskania statusu przedstawicielstwa handlowego, przedstawicielstwo musi zostać zarejestrowane w organach podatkowych.
Wymagania dotyczące rejestracji przedstawicielstwa:

• Odpis z rejestru handlowego, w którym zarejestrowana jest spółka (w znaczeniu siedziby głównej) oraz oświadczenie jej banku,
• Pełnomocnictwo dla szefa przedstawicielstwa
• Wniosek o rejestrację (należy wskazać adres siedziby)

Koszty zarejestrowania przedstawicielstwa wynoszą 2500 USD [stan na 1 grudnia 2011 r.]
Zatrudnienie cudzoziemców w przedstawicielstwie nie wymaga uzyskania przez nich pozwolenia na pracę. Z chwilą rejestracji przedstawicielstwa, o liczbie zatrudnionych w nim cudzoziemców musi zostać poinformowane Ministerstwo Gospodarki. Na podstawie zaświadczenia o rejestracji przedstawicielstwa, zagranicznym pracownikom przedstawicielstwa są wydawane karty pracy na okres do trzech lat.

Obowiązek sprawozdawczości:
Przedstawicielstwa handlowe (przedstawicielstwa prowadzące zarobkową działalność gospodarczą) zobowiązane są do składania miesięcznych, kwartalnych oraz rocznych deklaracji podatkowych.

Finansowanie działalności:
W sytuacji gdy przedstawicielstwo ma siedzibę, nie tworzy się kapitału zakładowego.  Przedstawicielstwa niekomercyjne nie mogą osiągać zysku z prowadzonej działalności. Finansowanie może być dokonywane przez spółkę (w znaczeniu siedziby głównej) w drodze przelewów pieniężnych, jeśli środki pieniężne wykorzystane zostaną następnie do prowadzenia działalności gospodarczej, będą mogły zostać uznane za dochód przedstawicielstwa podlegający opodatkowaniu.

3. Opodatkowanie
Podatek od zysku osób prawnych
Spółki z ograniczoną odpowiedzialnością są płatnikami podatku od zysku, stawka wynosi 23% [w 2012 r. stawka będzie wynosiła 21%, w 2013 r. – 19%, natomiast od stycznia 2014 r. – 16%].
Alternatywnie, małe i średnie spółki z o.o. (LLC), z wyjątkiem spółek bezpośrednio wskazanych w ustawach i innych aktach prawnych, mogą wybrać jednolity (skonsolidowany) system podatkowy [począwszy od stycznia 2012 r.], pod warunkiem, że ich roczny obrót nie jest wyższy niż  równowartość 5.000.000UAH, a ilość pracowników nie przekracza 50 osób. Stawka jednolitego podatku wynosi 3% obrotów dla firm, które są podatnikami podatku VAT i 5% dla firm, które podatnikami VAT nie są.
Jednolity system podatkowy nie może być jednak stosowany przez spółki, których wspólnicy  – osoby prawne, posiadający ponad 25% kapitału zakładowego, nie są płatnikami jednolitego podatku.

Odpowiednio, jeżeli spółka niebędąca rezydentem Ukrainy posiada powyżej 25 % udziałów spółki z o.o. (LLC), reżim jednolitego systemu podatkowego nie będzie dostępny dla spółki z o.o. (LLC).  Niemniej jednak, o jego stosowanie mogą wnioskować spółki z o.o. (LLC) założone przez osoby fizyczne.

Spółki - producenci rolni, zamiast płacić podatek od zysku, mogą skorzystać z bardziej dogodnego systemu opodatkowania stałym podatkiem rolnym, bazującym na oprocentowaniu stałym od wartości katastralnej gruntów w użytkowaniu, pod warunkiem, że grunty rolne stanowią własność spółki lub są przez nią użytkowane (dzierżawione), oraz przy założeniu, że zakres produkcji rolnej w poprzednim roku przekroczył 75%.
Dywidendy
Jeżeli spółka zamierza wypłacić wspólnikom dywidendy, zobowiązana jest wpłacić zaliczkę na podatek od zysku osób prawnych w wysokości stawki podatku naliczonego za kwotę dywidendy. Wymóg ten nie ma zastosowania w przypadku przedsiębiorstw rolnych – podatników liniowego podatku rolnego, jak i w sytuacji wypłaty dywidendy wspólnikom będącym osobami fizycznymi.

W przypadku, gdy dywidendy są wypłacane nierezydentom odpowiednie umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania będą stosowane do określenia, czy dochód podlega opodatkowaniu na Ukrainie czy też w kraju siedziby (zamieszkania) wspólnika.

Przedstawicielstwa
Przedstawicielstwa niekomercyjne są uprzywilejowane pod względem podatkowym, gdyż nie są one płatnikami podatku od zysku. Natomiast z chwilą stwierdzenia, iż przedstawicielstwo niekomercyjne prowadzi zarobkową działalność gospodarczą, powstanie obowiązek rejestracji takiego przedstawicielstwa w organach podatkowych i naliczony zostanie podatek od zysku.

Na potrzeby opodatkowania podatkiem od zysku, przedstawicielstwa handlowe (działające w sposób zarobkowy) uznaje się za osoby prawne z siedzibą na Ukrainie. Są one płatnikami podatku od zysku od osób prawnych na zwykłych warunkach.

Podatek od towarów i usług
Stawka podatku VAT wynosi 20 % [od 1 stycznia 2014 r. stawka VAT wynosiła będzie 17%].
Rejestracja spółki jako podatnika VAT jest obowiązkowa z chwilą, gdy zakres sprzedaży towarów i/lub usług w stosunku do ostatnich 12 miesięcy przekroczy kwotę 300.000 UAH.
Po spełnieniu określonych kryteriów, spółka może zarejestrować się jako podatnik VAT na zasadzie dobrowolności. Spółka z kapitałem zakładowym w wysokości 300.000 UAH jest uprawniona do ubiegania się o rejestrację podatnika podatku VAT. W pozostałych przypadkach, dobrowolna rejestracja w celu uzyskania statusu podatnika VAT przysługuje spółce, jeśli ta po 12 miesiącach prowadzenia działalności osiąga za ten okres kwoty z tytułu sprzedaży towarów i/lub usług na rzecz innych podatników VAT na poziomie minimum 50% całkowitej sprzedaży.

Podmioty, które nie są zarejestrowane jako podatnicy VAT, ale dokonują importu towarów na terenie Ukrainy, zobowiązane są do zapłaty podatku VAT wraz z zapłatą cła w trakcie odprawy celnej bez obowiązku rejestracji dla celów opodatkowania podatkiem VAT.
Podatek dochodowy od osób fizycznych i jednolite składki na ubezpieczenie społeczne
Wszystkie podmioty zatrudniające pracowników są zobowiązane do odprowadzania podatku dochodowego od wypłacanych wynagrodzeń (stawka progresywna 15 % i 17%) oraz jednolitych składek na ubezpieczenie społeczne (3,6%). Poza tym, zobowiązani są do zapłaty jednolitej składki (w wysokości 36,76 – 49,7% w zależności od poziomu ryzyka zawodowego związanego z prowadzoną działalnością gospodarczą) naliczanej od łącznej sumy wynagrodzeń i świadczeń wypłacanych pracownikom.

 

Karpov & Stifutin Adwokaci, listopad 2011

Materiał niniejszy nie stanowi porady prawnej, nie powinien być uznany za takową i został przygotowany jedynie dla celów ogólnych. Choć dołożono starań, aby zawarte informacje były dokładne i aktualne, osoby zainteresowane skorzystaniem z powyższego poradnika, powinny przed podjęciem lub zaniechaniem jakichkolwiek działań zasięgnąć profesjonalnej porady prawnej. Nie ponosimy odpowiedzialności za straty, które mogą powstać w związku z bazowaniem na informacjach zawartych w niniejszym dokumencie.

Kontakt: Svetlana Kovalska - Partner
  T: +380 44 233 11 16
  E: svetlana@vkarpov.com.ua
 
 

---

    
BUSINESS SET UP IN UKRAINE
 
This short guide provides a general information on the main legal requirements connected with and to be considered when setting up a business in Ukraine. The main form of doing business is limited liability companies. Representative offices are also often used to start or promote business. These are described below.
Such form of business as joint stock companies is more complicate to establish and additional statutory reporting is required. They are not addressed herein. Sole entrepreneurship (sole traders) is usual form for small businesses but it can be established only by Ukrainian residents.
 
1.       Limited Liability Companies
 
Limited liability companies (LLC) are the most widespread form of commercial companies in Ukraine. LLC can be incorporated by the only person. However, the only legal person cannot incorporate LLC if it is also owned by the only shareholder.
Shareholders' liability is limited by their shares.
 
Capital requirements
 
There is no minimum requirement for authorized capital of LLC. Nevertheless, the question of initial business financing (until the profit is obtained) should be considered when decision is made concerning the amount of the authorized capital.
The authorized capital in the amount of UAH 300,000 entitles the company to apply for a VAT payer's registration as indicated below.
 
Formation
 
The procedure of registration includes filing the application to the State registrar and registration with the tax and pension authorities. It normally takes 2-3 weeks since the moment all documents are available.
 
Requirements for registration:

 

• Registered address in Ukraine
• The minimum management requirement is a director

No national requirements but foreigners need to obtain work permit, which can be done only after the company is registered. Therefore, there should be a Ukrainian director appointed on the initial stage of registration of LLC.
 
Documents required to incorporate LLC:

•   Resolution of shareholders to incorporate a company (usually in the form of minutes of meeting)
•   Evidence of identity of shareholders (extracts from the trade register and documents which enable to identify beneficial owners of shareholders)
•   Application to register a company

Upon the decision of shareholders Articles of Association of LLC can be approved. In this case notarized original Articles of Association is submitted to the State registrar. Otherwise, the shareholders can make a decision to use model Articles of Association, that should be stated in their decision to incorporate the company.
Out of pocket cost of registration depends on the amount of documents which are to be translated and notarized. State duty for company registration totals UAH 170.
 
Statutory reporting
Limited liability companies are required to submit month, quarter and annual tax returns and returns on social contributions, quarter and annual financial statements and annual confirmation of registration information.
 
Financing of the activity
Except for the income received under the services or supply contracts, activity of a LLC can be financed by means of a loan granted by the parent company (an individual license of the National Bank of Ukraine is required) or by means of additional contributions to the authorized capital (registration of amendments to the Articles of Association is necessary).
 
2. Representative offices
Representative office is not a separate legal entity and, accordingly, the headquarters legally shall be liable by its funds for the activity and obligations of its representative office due to its creditors and state authorities of Ukraine.
Representative offices in Ukraine exist in two forms – as non-commercial and commercial representative offices. This classification is of great importance as the taxation benefits are concerned. Only commercial representative offices are allowed to conduct any business activity to gain profit. Non-commercial representative offices represent headquarters, but cannot conduct any business activity (sale of goods, provision of services, marketing, etc)
 
Formation
Representative offices are registered in the Ministry of Economics. The term of consideration of documents is 60 working days since the moment when the state duty for registration is paid. Then, in order to start business activity and become a commercial representative office, a representative office is to be registered in the tax authorities.
 
Requirements for registration of the representative office:

•  Extract from the trade register of the headquarter and the statement from its bank
•  Power of attorney to the head of the representative office
•  Application for registration (the registered address is to be indicated)

The amount of state duty for the registration totals to USD 2,500 [as of 1 December 2011].
Foreigners employed by the representative office do not need to obtain employment permits in Ukraine. When RO is registered, the Ministry of Economics is to be informed about the number of foreigners who will be employed by the representative office. On the basis of a certificate on registration of the representative office,foreign employees of the representative office are issued work cards for the period up to three years.
 
Statutory reporting
Commercial representative offices are required to submit month, quarter and annual tax returns.
 
Financing of the activity
When a representative office is established, the authorized capital is not formed. In case of non-commercial representative offices, no gain can be received from the business activity. Funding can be made by the headquarter by means of money transfer; however in this case if the money are used in the business activity they can be recognized as the taxable income of a representative office.
 
3. Taxation
Corporate Profit Tax
Limited liability companies are payers of the corporate profit tax at the rate of 23% [In 2012 the rate will be 21%, in 2013 – 19% and since 1 January 2014 – 16%].
Alternatively, small and medium sized LLC, except for those companies directly indicated by the law, can choose the unified tax system [since 1 January 2012], provided that their annual turnover is not higher than the equivalent of UAH 5,000,000 and the amount of employees does not exceed 50 person. The rate of the unified tax is 3% of the turnover for companies which are VAT payers and 5% for those which are not.

However, the unified tax system cannot be used by the companies whose shareholders-legal entities, which own more than 25% of the authorized capital, are not payers of the unified tax. Accordingly, if a non-resident company owns more than 25% of the authorized capital of the LLC this tax regime will not be available for LLC. Nevertheless, it can be applied for the LLC incorporated by physical persons.

Instead of paying the corporate profit tax, companies – agricultural producers can enjoy the beneficial tax regime of Flat agricultural tax, which is a fixed percent rate of the cadastre value of land in use, provided that they have agricultural land in ownership or use (lease) and that the scope of the agricultural production for the previous year exceeds 75%.
 
Dividends
To pay dividends to shareholders the company shall make an advance payment for the purpose of the corporate profit tax in the amount of tax rate accrued for the sum of the dividends. This requirement is not applied to the agricultural companies – payers of the flat agricultural tax and in cases when the dividends are paid to physical persons.
In case when dividends are paid to non-residents the corresponding Double Tax Treaty will be applied to determine whether the income is taxable in Ukraine or in the country of residency.
 
Representative Offices
Non-commercial representative offices enjoy tax benefits as they are not payers of the corporate profit tax. However, as soon as it is identified that a non-commercial representative office conducts any business, it is to be registered with the tax authorities and the corporate profit tax is to be accrued.
For the purpose of taxation commercial representative offices are considered as resident legal entities. They are payers of the corporate profit tax on ordinary terms.
 
Value Added Tax
The rate of Value Added Tax (VAT) is 20% [since 1 January 2014 the rate of VAT will be 17%].
Registration as a VAT payer is obligatory as soon as the entity's scope of sales of goods and/or services for the previous 12 months exceeds the amount of UAH 300,000.
Registration can be done also on a voluntary basis provided that certain criteria are met. Thus, LLC with the authorized capital in the amount of UAH 300,000 is entitled to apply for a VAT payer's registration. Otherwise, voluntary registration as a VAT payer can be done after 12 months of the entity's activity provided that the amounts and scope of sales of goods and/or services to other VAT payers for this period are not less than 50% of the total scope of sales.

Entities which are not registered as VAT payers and import goods onto the territory of Ukraine, shall pay VAT during custom clearance along with custom duty without registration for the purpose of VAT.

Personal Income Tax and Unified Social Contribution
All entities which have employees shall withhold personal income tax from their salaries (progressive tax rate 15% and 17%) and the unified social contribution (3,6%). Besides, they shall pay the unified social contribution (in the amount of 36,76 – 49,7% depending on the level of a professional risk of entity's business activity) accrued on the total sum of salary and benefits paid to employees.

 

---

 
Karpov & Stifutin Attorneys at law, November 2011
 
This material does not constitute legal or other professional advice, should not be treated as such and is provided for general purposes only. We try to ensure that the content is accurate and up-to-date, but all users should seek appropriate legal advice before taking or holding back from any action. We accept no responsibility for loss which may arise from reliance on information contained herein.
 
Please contact:  Svetlana Kovalska – Partner
                T: +380 44 233 11 16
                E: svetlana@vkarpov.com.ua

 

---

Jeżeli powyższa porada nie wyczerpała interesującego Państwa tematu proszę zadać pytanie prawnikowi specjalizującemu się w danej dziedzinie.

 

---