News

All

Tam twoje biuro gdzie Twój komputer czyli o elektronicznym zawieraniu umów

05.05.2020

Dynamicznie rozwijający się handel w sieci praktycznie oswoił nas wszystkich z zawieraniem umów w sposób elektroniczny w przeciągu ostatnich kilkunastu lat. Izolacja i praca w domach, spowodowana tegoroczną sytuacją epidemiologiczną, wymusiła, czy też przyspieszyła, podejmowanie przez przedsiębiorców decyzji o przeniesieniu obiegu dokumentów i podpisywania dokumentów do rzeczywistości wirtualnej. Na ile przepisy prawa cywilnego pomagają firmom zmierzyć się z takim projektem?

 

Czy jest nam w ogóle potrzebny dokument?

 

Otóż w wielu wypadkach w ogóle nie potrzebujemy żadnego dokumentu na piśmie do zawarcia umowy. Przepisy kodeksu cywilnego pozwalają nam m.in. na to by zawrzeć umowę w formie, która jest przez jej strony dowolnie wybrana. To rozwiązanie prawne pozwala więc przede wszystkim na zawarcie umowy ustnie, pisemnie, mejlowo czy za pośrednictwem oprogramowania serwisu służącego do zawierania umów (np. robienia zakupów). 

 

W relacjach biznesowych powyższa reguła często nie znajdzie zastosowania, gdyż utrwalenia umowy na piśmie będą wymagały przepisy prawa (tak jest np. w odniesieniu do umowy przeniesienia autorskich praw majątkowych, umowy licencji wyłącznej, umowy leasingu czy umowy o ustanowienie zastawu rejestrowego), wymagania korporacyjne lub po prostu dbałość o otoczenie prawne prowadzonej działalności. Dostępne na rynku różne formy podpisywania dokumentów elektronicznie pozwalają sprostać ww. wymaganiom, choć korzystając z tych osiągnięć techniki musimy pamiętać o tym, że podpisów elektronicznych jest wbrew pozorom wiele i nie wszystkie mają jednakowe skutki prawne (w szczególności nie wszystkie pozwalają zawrzeć umowę w formie równoważnej do formy pisemnej). Formę równoważną formie pisemnej zapewnia jedynie skorzystanie z kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Zwykły czy zaawansowany podpis elektroniczny pozwalają jednak na dochowanie formy dokumentowej, która w wielu wypadkach może wystarczyć do zawarcia umowy bez użycia papieru.

Krótko rozwijając temat.

 

Gdy przepisy nie wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności …

 

… możemy zastosować „niekwalifikowany” podpis elektroniczny. Podpis elektroniczny jest pojęciem bardzo szerokim i oznacza dane w postaci elektronicznej, które są dołączone lub logicznie powiązane z innymi danymi w postaci elektronicznej, i które użyte są przez podpisującego jako podpis. Najbardziej rozpowszechniona formą tych podpisów jest oczywiście podpis w mejlu czy właśnie skan podpisu własnoręcznego. Złożenie tego „zwykłego” podpisu elektronicznego nie wymaga prowadzenia żadnej procedury uwierzytelniającej  podpisującego jak też nie wymaga żadnych specjalnych urządzeń czy oprogramowania (co może być i zaletą i wadą tego podpisu).

 

Remedium na ryzyko związane ze stosowaniem zwykłego podpisu elektronicznego jest stosowanie elektronicznego podpisu zaawansowanego. Podpis ten powinien być unikalnie przyporządkowany podpisującemu i umożliwiać ustalenie tożsamości podpisującego. Ponadto podpis zaawansowany ma być składany przy użyciu danych służących do składania podpisu elektronicznego, których podpisujący może, z dużą dozą pewności, użyć pod wyłączną swoją kontrolą, oraz ma być powiązany z danymi podpisanymi w taki sposób, że każda późniejsza zmiana danych jest rozpoznawalna.

 

Popularnymi rozwiązaniami, zwłaszcza w obrocie międzynarodowym, stały się komercyjne platformy i rozwiązania informatyczne służące do organizowania obiegu dokumentów i ich podpisywania (przykładowo DocuSign, Adobe Sign, Signable  czy Hellosign itp. - proszę oczywiście nie traktować tej listy jako jakąkolwiek rekomendację). Tego typu rozwiązania często pozwalają właśnie z zaawansowanych podpisów elektronicznych, co daje większą pewność co do tożsamości osoby podpisującej. Zaawansowanym podpisem elektronicznym jest również podpis osobisty, którego certyfikat jest, za naszą zgodą, wbudowywany do nowych, e-dowodów.

 

Złożenie pod dokumentem elektronicznym elektronicznego podpisu zaawansowanego lub (często) zwykłego pozwala na dochowanie tzw. formy dokumentowej umowy.  Forma dokumentowa została stosunkowo niedawno wprowadzona do przepisów kodeksu cywilnego i jej do dochowania wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie.

 

Zachowanie formy dokumentowej będzie dopuszczalne w odniesieniu do znacznej części umów stosowanych w obrocie b2b (np. umów o współpracę, umów zlecenia czy rozmaitych umów o świadczenie usług,  umów o dzieło, umów pożyczki), pełnomocnictw czy nawet w odniesieniu do niektórych dokumentów i oświadczeń w obszarze HR. Warto również wykorzystywać ww. rozwiązania do obsługi i obiegu dokumentów w ramach project’s lifecycle np. bieżących ustaleń co do wykonywania projektu (co będzie dość przydatne zwłaszcza w projektach typu agile) oraz protokołów odbioru poszczególnych etapów prac.

 

Elektronicznie prawie jak na piśmie

 

Zgodnie z polskim prawem stosowanie nawet zaawansowanego podpisu elektronicznego nie zastępuje podpisu własnoręcznego. Wbrew swojej nazwie, ani zwykły ani zaawansowany podpis elektroniczny nie pozwalają na wygenerowanie dokumentów w „formie elektronicznej”, która to forma jest w prawie cywilnym równoważna formie pisemnej. Dla zachowania formy elektronicznej konieczne jest bowiem, oprócz złożenia oświadczenia woli w postaci elektronicznej, także opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym.  Kwalifikowany podpis elektroniczny oznacza zaawansowany podpis elektroniczny, który jest składany za pomocą kwalifikowanego urządzenia (tj. sprzętu lub oprogramowania) do składania podpisu elektronicznego i który opiera się na kwalifikowanym certyfikacie podpisu elektronicznego. Usługi pozwalające na składanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego są oferowane przez dostawców usług zaufania w Polce (których lista jest publikowana na stronach Narodowego Centrum Certyfikacji) lub w innych krajach UE. W praktyce oznacza to konieczność „kupienia”, być może kolejnej, usługi umożliwiającej elektroniczne podpisywanie dokumentów.   

 

Kwalifikowany podpis elektroniczny oparty na kwalifikowanym certyfikacie wydanym w jednym państwie członkowskim UE jest uznawany za kwalifikowany podpis elektroniczny we wszystkich pozostałych państwach członkowskich. Dzięki temu możemy posługiwać się tym podpisem na terenie całej Unii Europejskiej i na terenie całej Unii ów podpis będzie równoważny podpisowi własnoręcznemu.

 

Przepisy ani prawa polskiego ani unijnego nie  dyskryminują jednak podpisów elektronicznych nie będących podpisami kwalifikowanymi. Zgodnie z rozporządzeniem eIDAS „podpisowi elektronicznemu nie można odmówić skutku prawnego ani dopuszczalności jako dowodu w postępowaniu sądowym wyłącznie z tego powodu, że podpis ten ma postać elektroniczną lub że nie spełnia wymogów dla kwalifikowanych podpisów elektronicznych”.  Podpisy elektroniczne, niekoniecznie kwalifikowane pozwalające na zachowanie wspominanej formy dokumentowej,  można z powodzeniem zastosować wszędzie tam gdzie przepisy prawa cywilnego nie nakazują dokonania czynności w formie pisemnej pod rygorem nieważności. Przykładowo umowa zlecenia nie będzie „mniej ważna” przez to, że strony zawarły ją przez mejl, ani „bardziej” ważna wówczas gdy skorzystały z kwalifikowanych podpisów elektronicznych. Zawarta przez mejl umowa dalej będzie mogła być dowodem w postępowaniu sądowym. Kwalifikowany podpis elektroniczny jest jednak niezbędny w tych sytuacjach gdy forma pisemna jest wymagana pod rygorem nieważności.

 

Nowe formy procedowania dokumentów a project’s lifecycle

 

Jako prawnicy zwykle rekomendujemy naszym klientom aby dokumenty i oświadczenia przewidziane w czasie realizowania projektu były sporządzane w określony sposób, aby dla wszystkich stron było jasne, że dokonują prawnie doniosłych czynności (np. proponujemy aby zmiany umowy były dokonywane w formie pisemnej pod rygorem nieważności). Wdrożenie nowych sposobów procedowania dokumentów w ramach trwającego już projektu jest możliwe, tyle, że powinno być poprzedzone weryfikacją postanowień zawartej umowy i ewentualnym aneksem do niej.

 

Autor: Radca Prawny Agnieszka Modras

Powrót

newsletter

Zapisz się by zawsze być na bieżąco

czytaj więcej...