Publikacje

Prawo handlowe

Uelastycznienia w zakresie funkcjonowania organów spółek kapitałowych (część I)

Anna Bednarska, Aplikant radcowski
Kraków, 21.05.2020

W związku z zaistniałą sytuacją epidemiologiczną wiele przedsiębiorstw doświadcza znacznych ograniczeń w zakresie trybu i sposobu swojego funkcjonowania, nie tylko o charakterze prawnym ale i faktycznym. Jedno z podstawowych ograniczeń związanych z brakiem możliwości swobodnego przemieszczania się i ryzykiem organizowania wieloosobowych posiedzeń czy obrad skutkuje powstaniem znaczących problemów dotyczących trybu podejmowania decyzji przez najważniejsze organy spółek kapitałowych, tj. Zarząd, Radę Nadzorczą, Zgromadzenie Wspólników czy Walne Zgromadzenie. Uniknięcie zaburzenia płynności decyzyjnej przedsiębiorstwa jest niezwykle ważne, stąd niezbędne stało się wprowadzenie nowych narzędzi uelastyczniających dotychczas stosowane procedury przewidziane w Kodeksie Spółek Handlowych (dalej: ksh) - nowe regulacje wynikają z pakietu pomocowego, tzw. tarczy antykryzysowej. W niniejszym opracowaniu chciałabym omówić podstawowe zasady nowych rozwiązań dotyczących możliwości wykorzystania przez poszczególne organy spółek środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość w wykonywaniu swoich praw i obowiązków. Co istotne, wskazuje się, że uchwalone zmiany są odpowiedzią nie tylko na nową rzeczywistość powstałą na skutek rozprzestrzeniania się choroby zakaźnej, ale również na potrzeby sprawnego funkcjonowania spółek w dobie cyfryzacji i stale rozwijającej się nowych technologii.

 

Warto podkreślić, że pozostałe przepisy regulujące obowiązki w  zakresie podejmowania uchwał, przesłanki zwoływania posiedzeń czy warunki związane z uprawnieniami do podejmowania określonych czynności wskazane w ksh w dalszym ciągu mają charakter obowiązujący i nie są przedmiotem niniejszego opracowania, stąd każdorazowo należy zweryfikować uprawnienia poszczególnych organów wynikające zarówno z przepisów ksh jak i umowy/statutu spółki.

 

W prowadzonej spółce powstała pilna potrzeba podjęcia decyzji wymagającej dla swojej ważności formy uchwały Zarządu, jednak z uwagi na wprowadzone ograniczenia niemożliwym jest zorganizowanie posiedzenia organu. Czy są jakieś alternatywy?

 

- w przypadku Zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością:

 

Zasadniczo możliwe jest podjęcie uchwały przez Zarząd spółki z ograniczoną odpowiedzialnością przy wykorzystaniu alternatywnych rozwiązań, bez konieczności osobistego stawiennictwa w miejscu posiedzenia organu. Znowelizowane przepisy KSH przewidują, że w posiedzeniu Zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością można uczestniczyć przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, chyba że umowa spółki stanowi inaczej (należy zatem w pierwszej kolejności  zweryfikować ewentualne wyłączenia).  Zarząd może podejmować uchwały w trybie pisemnym lub przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (chyba, że umowa spółki stanowi inaczej) a członkowie Zarządu mogą brać udział w podejmowaniu uchwał Zarządu oddając swój głos na piśmie za pośrednictwem innego członka Zarządu, chyba, że umowa spółki stanowi inaczej. Wskazane normy zostały uregulowane w art. 208 § 51 – art. 208 § 53 ksh. Przyjmuje się, że zasady znajdują zastosowanie zarówno do spółek utworzonych po wejściu w życie ustawy, jak i do spółek funkcjonujących wcześniej. Możliwość skorzystania z przedstawionych rozwiązań nie wymaga więc de facto zmiany umowy spółki. Jeśli umowa przewidywała zdalne posiedzenia Zarządu - doszło tylko do zmiany podstawy ich odbywania, jeśli uprzednio ich zakazywała – ograniczenie nadal pozostaje w mocy, natomiast jeśli umowa uprzednio nie zawierała w tym zakresie żadnych regulacji – teraz członkowie Zarządu mogą skorzystać z nowego trybu przewidzianego w ustawie bez ograniczeń (o ile nie chcą podjąć decyzji o wykluczeniu takiej możliwości – wtedy należy wprowadzić stosowne zmiany w umowie spółki) (tak: prof. K. Osajda: Nowelizacja KSH w związku z pandemią COVID-19, Ośrodek Badań, Studiów i Legislacji Krajowej Rady Radców Prawnych). Członkowie Zarządu mogą podejmować uchwały zarówno przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość jak i w trybie pisemnym – w zależności od tego, który z trybów uznają za bardziej odpowiedni. Tryb pisemny jest co prawda bardziej sformalizowany, jednak stanowi alternatywę dla podejmowania uchwał przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość w przypadku braku technicznych możliwości czy też jakichkolwiek wątpliwości w zakresie dostatecznie wysokiego reżimu zachowania poufności i zabezpieczenia.

 

- w przypadku Zarządu spółki akcyjnej:

 

Na potrzeby ułatwienia funkcjonowania Zarządu spółki akcyjnej przewidziano bardzo podobną procedurę jak w przypadku Zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Zarząd spółki akcyjnej również może podejmować uchwały przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość – w posiedzeniu Zarządu można uczestniczyć przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, chyba że statut spółki stanowi inaczej (niezbędne jest zatem wykluczenie potencjalnych ograniczeń). Zarząd może podejmować uchwały w trybie pisemnym lub przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, chyba że statut spółki stanowi inaczej a jego członkowie mogą brać udział w podejmowaniu uchwał, oddając swój głos na piśmie za pośrednictwem innego członka zarządu, chyba że statut spółki stanowi inaczej (art. 371 § 31 – art. 371 § 33). Co istotne, w przypadku posiedzenia Zarządu odbywanego przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość odpowiednie zastosowanie znajduje regulacja odnosząca się do obowiązku określenia przez Radę Nadzorczą szczegółowych zasad udziału w walnym zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej w formie regulaminu, tj. art. 4065 §  3 ksh. Organ zobowiązany na mocy ww. przepisu do sporządzenia i uchwalenia regulamin powinien zatem przystąpić do prac niezwłocznie (może uczynić to również w trybie zdalnym, o czym mowa poniżej).

 

Czy istnieją analogiczne możliwości pozwalające na podjęcie uchwały przez Radę Nadzorczą w formie elektronicznej? Co zmieniło się w tym zakresie w dotychczas obowiązujących przepisach ksh?

 

- w przypadku Rady Nadzorczej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością:

 

Tak, przepisy tarczy antykryzysowej wprowadziły znaczące zmiany w zakresie sposobu podejmowania uchwał przez Radę Nadzorczą spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (art. 222 ksh). W posiedzeniu Rady Nadzorczej można uczestniczyć przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, chyba że umowa spółki stanowi inaczej. W pierwszej kolejności należy więc przeanalizować zapisy umowy spółki i weryfikować czy nie przewidziano w niej żadnych szczególnych zapisów w tym zakresie. Na skutek wprowadzenia nowych regulacji doszło także do istotnej zmiany zasad brania udziału w podejmowaniu uchwał Rady Nadzorczej – zgodnie z aktualnie obowiązującym przepisem członkowie Rady Nadzorczej mogą brać udział w podejmowaniu jej uchwał, oddając swój głos na piśmie za pośrednictwem innego członka Rady Nadzorczej chyba, że umowa spółki stanowi inaczej. Oddanie głosu na piśmie nie może jednak dotyczyć spraw wprowadzonych do porządku obrad na posiedzeniu Rady Nadzorczej. Co istotne, poprzednie brzmienie przepisu pozwalało na wzięcie udziału w podejmowaniu uchwał wyłącznie pod warunkiem, że umowa spółki przewidywała taki tryb. Analogiczną zmianę kierunkową wprowadzono w odniesieniu do trybu podejmowania uchwał – zgodnie z nowymi regulacjami Rada nadzorcza może podejmować uchwały w trybie pisemnym lub przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, chyba że umowa spółki stanowi inaczej. Umowa spółki może przewidywać surowsze wymagania dotyczące podejmowania uchwał w trybie określonym powyżej. Uchwała jest ważna, gdy wszyscy członkowie rady zostali powiadomieni o treści projektu uchwały oraz co najmniej połowa członków Rady wzięła udział w podejmowaniu uchwały. Zrezygnowano zatem z zasady, zgodnie z którą podjęcie uchwały przez Radę Nadzorczą w trybie pisemnym lub przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość była dopuszczalna tylko w przypadku, gdy umowa spółki tak stanowiła. Rozwiązania funkcjonujące uprzednio (związane z tzw. trybem obiegowym) wymagałyby od przedsiębiorców dokonania zmiany umowy spółki - w przypadku, gdy umowa nie przewidywałaby takich procedur - co stanowiłoby kolejne faktyczne ograniczenie związane z samą zmianą umowy oraz odnotowaniem tej zmiany w Krajowym Rejestrze Sądowym. Aktualne uelastycznienie dopuszcza co do zasady taką możliwość zastrzegając, iż umowa spółki może tą możliwość limitować. Zgodnie z normą wprowadzoną przez kolejną ustawę nowelizującą Rada Nadzorcza może podejmować uchwały w trybie pisemnym lub przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość także w sprawach, dla których umowa spółki przewiduje glosowanie tajne, o ile żaden z członków Rady Nadzorczej nie zgłosi sprzeciwu. Ustawodawca zrezygnował również z ograniczenia, zgodnie z którym podejmowanie uchwał w trybie pisemnym/przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość było wyłączone w odniesieniu do wyboru przewodniczącego, wiceprzewodniczącego Rady Nadzorczej, powołania członka Zarządu oraz odwołania i zawieszania w czynnościach tych osób.

 

- w przypadku Rady Nadzorczej spółki akcyjnej:

 

Zmiany ułatwiające podejmowanie uchwały Rady Nadzorczej wprowadzono ustawa nowelizującą również w odniesieniu do spółki akcyjnej. Na dzień dzisiejszy w posiedzeniu Rady Nadzorczej można uczestniczyć również przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, chyba że statut spółki stanowi inaczej . Podobnie jak w przypadku zapisów regulujących podejmowanie uchwał przez Zarząd spółki akcyjnej, odpowiednie zastosowanie znajduje regulacja odnosząca się do obowiązku określenia przez Radę Nadzorczą szczegółowych zasad udziału w walnym zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej w formie regulaminu, tj. art. 4065 §  3 ksh. Członkowie Rady Nadzorczej mogą brać udział w podejmowaniu jej uchwał, oddając swój głos na piśmie za pośrednictwem innego członka Rady Nadzorczej, chyba że statut spółki stanowi inaczej. Oddanie głosu na piśmie nie może dotyczyć spraw wprowadzonych do porządku obrad na posiedzeniu Rady Nadzorczej. Rada Nadzorcza może podejmować uchwały w trybie pisemnym lub przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, chyba że statut spółki stanowi inaczej. Statut spółki może przewidywać surowsze wymagania dotyczące podejmowania uchwały w trybie określonym powyżej. Uchwała jest ważna, gdy wszyscy członkowie Rady Nadzorczej zostali powiadomieniu o treści projektu uchwały oraz co najmniej połowa członków wzięła udział w podejmowaniu uchwały. Rada Nadzorcza może podejmować uchwały w trybie pisemnym lub przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość także w sprawach, dla których statut spółki przewiduje głosowanie tajne, o ile żaden z członków Rady Nadzorczej nie zgłosił sprzeciwu. Zaproponowane zmiany – podobnie jak w przypadku Rady Nadzorczej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością – modyfikują de facto obowiązująca dotychczas zasadę, zgodnie z którą możliwość podejmowania uchwał istniała tylko wtedy, gdy przewidywał ją statut spółki. Wprowadzono nowe rozwiązanie, zgodnie z którym co do zasady podjęcie uchwał w tym trybie jest to możliwe, o ile statut nie stanowi inaczej.  Zapis o zastrzeżeniu, iż podejmowanie uchwał w trybie pisemnym/przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość nie dotyczy wyboru przewodniczącego, wiceprzewodniczącego Rady Nadzorczej, powołania członka Zarządu oraz odwołania i zawieszania w czynnościach tych osób został z ustawy usunięty.

 

[zobacz: UELASTYCZNIENIA W ZAKRESIE FUNKCJONOWANIA ORGANÓW SPÓŁEK KAPITAŁOWYCH – część 2]

Anna Bednarska

Anna Bednarska

Aplikant radcowski

Zobacz wszystkie publikacje
Powrót